Por Ricardo Menezes Domingues, especialista em T.I. e cofundador da :upd8.
Recentemente, estive em uma livraria e fiquei impressionado como ainda existem aqueles formulários de recibos de pagamentos, livro caixa, caderno de ponto. Claro que para os pequenos negócios ou iniciantes no mundo do empreendedorismo, isso pode ser útil e fazer muito sentido.
Aliás, isso era o mundo real há uns 30 ou 40 anos. Lembrei até de um conhecido que trabalhou em banco, lá nos anos 1980, e me disse que as aplicações dos clientes eram registradas no papel e depois alguém digitava no sistema.
Essa é uma realidade tão distante do que vivemos agora, que fica até difícil acreditar que um dia existiu. Hoje, com tudo tão automatizado, não dá para imaginar como gerir um negócio usando apenas o papel. E muito menos em deixar suas aplicações financeiras nas mãos de alguém que vai digitar depois. E se ela colocar um zero a mais ou a menos?
A boa notícia é que isso ficou no passado. A hiperautomação dos processos corporativos cresce a cada dia e apareceu novamente no relatório do Gartner Group como uma das 12 tendências para 2022. Inclusive, publicamos um artigo sobre as tendências que você pode ler na íntegra aqui.
Porém, antes, vamos entender conceitos que são importantes: automatização e automação são coisas distintas. Fazendo uma analogia, a automatização é, ao invés do livro de ponto, o funcionário registrar sua entrada e saída em um leitor digital e essa máquina já enviar os dados para o sistema que calcula a folha de pagamento. Ou seja, você transfere a realização de uma atividade para a máquina.
Já a automação é um passo além. Os sistemas não apenas captam os horários de entrada e saída, mas têm a capacidade de analisar os dados de forma inteligente. Por exemplo: eles podem reunir os registros de entrada e saída, as faltas, os motivos das faltas, os gastos com o plano de saúde; e gerar relatórios estratégicos importantes para a empresa. Podem inclusive apontar falhas no processo.
No conteúdo de hoje quero focar em automação ou RPA (Robotic Process Automation).
RPA é o uso de bots, ou robôs digitais, para automatizar processos de forma que àquelas tarefas repetitivas, que se somadas representam um tempo enorme na rotina dos profissionais, sejam feitas de maneira mais rápida e eficiente. Ou seja, automatizadas!
O robô aprende a replicar a rotina da atividade feita por uma pessoa e passa a fazer as tarefas de back-office, das mais simples às mais complexas, de forma automatizada e em maior escala.
Um exemplo de como o RPA é importante e faz diferença nos resultados de uma empresa, é pensar na área comercial. Em uma empresa que ainda não tem seus processos automatizados, quanto tempo os vendedores gastam com tarefas administrativas como a atualização do sistema de CRM, o cadastro do cliente na base, na configuração nos sistemas de cobrança etc.
Assim, o que “sobra” do tempo para se dedicar ao que importa, que é o relacionamento com clientes e prospects? Em uma empresa que faz uso dos recursos de automação, isso não acontece porque essa tecnologia pode ser usada para otimizar cada uma dessas atividades. Portanto, o vendedor pode dedicar-se ao mais importante: vender!
Este é apenas um exemplo simples de como o do RPA é fundamental, ainda mais em um mercado altamente competitivo. A automação dos processos aumenta a produtividade e a eficiência, ao mesmo tempo em que reduz os custos indiretos de mão de obra para tarefas repetitivas.
Porém, como em todos os processos de otimização e adoção de novas tecnologias, é preciso estar atento. Você pode utilizar a tecnologia RPA para otimizar seus processos, independentemente do segmento do seu negócio, mas precisa confiar no parceiro que fará isso para sua empresa.
Afinal, da mesma forma que você não abre a porta da sua empresa para pessoas suspeitas, também não deve abrir seus dados, seus processos e informações para quem não comprova experiência no que faz.
